不少企業已開始把文件電子化管理，若企業輕視電腦安全風險，一旦遇到網絡攻擊、或者管理不善，便有機會令公司商業機密外洩，更甚者還可能會損害商譽。近年的例子包括：本地電子玩具商 VTect遭黑客入侵，導致其 Kids Learning 網站客戶資料庫資料外洩，多達 540萬用戶受影響。此外，著名網絡服務供應商 Yahox 遭黑客入侵資料庫，盜取用戶電郵帳號及信用咭資料，達 30 億用戶受牽連，商譽受損之餘，更令其收購價一再下跌，可見企業忽視網絡保安而蒙受嚴重損失並非危言聳聽。

制定管理守則

企業採用電子化管理方案時，必須留意方案是否符合公司保安要求。香港生產力促進局發表《中小企領先營商指數》，三成受訪者公司表示正在積極推動業務流程電子化，即使近期出現連串網絡安全事故，完全沒有阻礙受訪者因此暫停或放棄「電子化」計劃。另外， 9 成受訪公司表示推行「文件電子化」計劃時已經採取安全保障措施，常見的措施為定期備份（70%），雲端備份（20%）其次為加強網絡保安 (61%) ，增加網絡保安知識培訓 (40 %) 。

香港公司網絡安全意識偏低，上述提及的保障措施只屬基本。此外，企業決策者考慮選用電子化管理方案時，需留意該方案是否提供足夠的保密機制，例如：密碼或指紋身份驗證、文檔存取權限或文檔存取審核紀錄限制。

公司需要增強員工的安全意識及文件存取守則 為員工定立合約，培訓員工處理電子文件時應遵從的保安守則，例如不應把屬於公司資產文件上傳到公眾雲端儲存空間，或將檔案私自備份及取走，以降低資料外洩的風險。企業應制定最適合自身企業的規定，才能發揮數碼文件管理方案的最大效益。